Noget af det, der er rigtig svært, når man skal formulere en lovtekst er, at gøre loven fremtidssikret. Det er relativt overskueligt at tage højde for eksempelvis de kommunikationsmidler der findes og anvendes på det tidspunkt, hvor loven formuleres, men det er svært at forudse hvor kommunikationsformerne vil udvikle sig.
I 2003 ændrede man lejeloven således, at lejer og udlejer fra 1. januar 2004 kunne aftale, at det skulle være muligt at give skriftlige meddelelser efter lejeloven og boligreguleringsloven ved at fremsende digitale dokumenter. En meddelelse, der efter loven skulle gives skriftligt, var således som udgangspunkt ikke gyldig hvis den var blevet fremsendt via e-mail, medmindre parterne specifikt havde aftalt, at de kunne kommunikere via digitale dokumenter. Under alle omstændigheder kunne det dog ikke aftales, at meddelelser om udlejers opsigelse af lejeaftalen og ophævelse på grund af betalingsmisligholdelse kunne afgives ved digitale dokumenter.
Siden 2005 hvor jeg begyndte at beskæftige mig med lejeret, har jeg kun set enkelte lejeaftale hvor det fremgår, at parterne kan kommunikere digitalt. Til gengæld har rigtig mange – særligt udlejere – alligevel sendt al korrespondance via e-mail til lejer. Hvilket ikke sjældent har medført udfordringer, hvis der opstod en tvist mellem lejer og udlejer.
I 2017 vedtog Folketinget en ændring af lejelovens § 4, hvorefter det nu var udgangspunktet, at udlejer og lejer kan give skriftlige meddelelser via digitale dokumenter. Hvis en af parterne ikke længere ønsker at kommunikere digitalt, kan adgangen til at kommunikere digitalt opsiges med en måneds varsel til den første i en måned. Det er fortsat ikke muligt for udlejer at sende en opsigelse af lejeaftalen eller påkrav og ophævelsesskrivelse som følge af betalingsmisligholdelse via digitale dokumenter.
Det er ikke al digital kommunikation, der er tilladt. Der skal være tale om digitale dokumenter, hvilket defineres som dokumenter, som kan gøres læselige ved frembringelse af skrifttegn og lagres på et varigt medie. Et billede eller en lydfil opfylder således kun kravene, hvis der på en eller anden måde kan vises skrifttegn. Et foto af et brev må derfor antages at være omfattet af definitionen. Det er også et krav, at dokumentet skal kunne lagres på et varigt medie. En meddelelse til sine følgere på sin egen væg på facebook, således at den dukker op på følgernes nyhedsfeed vil formentlig ikke opfylde kravet om at det skal lagres på et varigt medie, da denne besked efterhånden vil forsvinde fra følgerens nyhedsstrøm. Af mange grunde er det dog nok uhensigtsmæssigt at kommunikere med sine lejere på denne måde.
Det vil derfor i langt de fleste tilfælde være muligt at kommunikere med lejer via e-mail, hvilket også er det, der i praksis sker. Man skal dog være opmærksom på, at i de tilfælde, hvor det er relevant at kunne dokumentere, at meddelelsen er kommet frem til typisk lejer, er det fortsat tilrådeligt at sende et anbefalet brev, da der ikke på nuværende tidspunkt findes løsninger, der kan dokumentere at en e-mail er kommet frem til modtageren.
Der er endvidere indsat en ikke uvæsentlig begrænsning. Hvis en af parterne er fritaget for at modtage digital post fra det offentlige, kan der ikke gives skriftlige meddelelser via digitale dokumenter. Udfordringen er i denne forbindelse, at der ikke mig bekendt er en fortegnelse over hvilke personer der er fritaget i for digital post i medfør af lov om offentlig digital post. Det er heller ikke nemt at ”regne ud” om en person er blevet fritaget. Der er i bekendtgørelsen om fritagelse opstillet nogle tilfældegrupper, hvor der kan bevilges fritagelse. Det er bopælskommunen der skal træffes beslutning om fritagelse for digital post, men det er min erfaring, at disse regler forvaltes meget forskelligt i kommunerne. I nogle kommuner er praktisk taget alle, der har bedt om fritagelse fået det, hvorimod det i andre kommuner har været næsten umuligt at blive fritaget. Særligt som udlejer skal man være opmærksom på, at en lejer under lejeforholdet kan blive fritaget for modtagelse af digital post, og som loven er formuleret, ophører muligheden for at give meddelelser ved digital kommunikation fra dette tidspunkt.
Da det er praktisk taget umuligt for parterne at vide om den anden part er fritaget for at modtage digital post fra det offentlige, er det en god ide at medtage en bestemmelse om dette i lejekontrakten. Jeg lave typisk en bestemmelse hvor parterne erklærer, at de ikke er fritaget for at modtage digital post, samt at de er forpligtet til at meddele den anden part, hvis de bliver det. Om den fremgangsmåde holder ved domstolene må tiden vise, men så har man i hvert fald gjort, hvad man kan.
Reglen trådte som nævnt i kraft den 1. januar 2018 for aftaler der indgås efter denne dato og den 1. januar 2019 for aftaler, der er indgået før 1. januar 2018. Reglen finder i disse tilfælde dog først anvendelse på meddelelser fra udlejer, når udlejer har meddelt lejer dette. Det er ikke muligt at aftale sig ud af bestemmelsen, da den ikke må afviges til skade for lejer.
Det skal for god ordens skyld bemærkes, at der ikke i erhvervslejeloven er bestemmelser, der begrænser parternes brug af e-mail eller anden digital kommunikation.
